关于在市直机关施行文件材料整理归档年检制度的通知

市直机关各单位：

根据《中华人民共和国档案法》和《浙江省实施〈档案法〉办法》等有关规定，为进一步加强市直机关档案工作制度化、规范化、标准化建设，巩固和提高档案管理水平，经研究决定,从2005年起在市直机关施行文件材料整理归档年检制度。现将有关事项通知如下:

一、年检时间

从今年起, 每年8月至10月对市直机关各单位上一年度文件材料整理归档情况组织检查。

二、年检范围

市直机关各单位（包括列入向市档案馆移交档案范围的市二、三级单位）。

三、年检的主要内容

1、是否认真建立文件归档制度，制定和完善了本单位档案收集的归档范围和档案保管期限表，并报市档案局备案；

2、是否将应归档的各类文件材料收集齐全、完整，并实行了集中统一管理，包括声像档案的归档是否及时、齐全、完整，电子文件是否已归档；

3、归档的文件材料整理是否分类准确、合理有序，保管期限划分是否正确，文书档案是否按《归档文件整理规则》进行整理，是否配备档案管理软件和建立了符合“365bet注册网址_365游戏中心官网地址_365娱乐游戏是哪个公司机关企事业单位综合档案室电子目录数据库结构与交换格式”（详见湖档[2003]15号）要求的档案数据库，档案条目输入是否完成；

4、是否编制了案卷目录、归档文件目录、全引目录等基本检索和统计工具，单位全宗介绍、当年度大事记的编写完成情况；

5、有重大活动和市级以上重点建设项目档案的，是否及时向市档案局备案登记；

6、单位档案室的保管条件是否符合要求；

7、当年度需年检的其它事项。

四、年检的方法和步骤

文件材料整理归档年检工作以协作组为单位，采取单位自查，协作组互查，分片检查等方式进行。

1、每年8月份，凡列入年检的市直机关各单位完成自查，并填报《365bet注册网址_365游戏中心官网地址_365娱乐游戏是哪个公司市直机关文件材料整理归档年检（免检）呈报表》（以下简称《年检（免检）呈报表》）一式2份报市档案局法制处。

2、每年9月至10月在各协作组完成互查的基础上，市档案局法制处会同有关档案协作组组长组成检查组分片开展年检，同时，对各主管部门的列入市档案馆进馆范围的二、三级单位也一并进行年度检查。

3、每年12月到次年2月，在督促整改，统计汇总，审核复查后，市档案局通报年检结果，年检结果分为合格、不合格两种。

凡当年通过档案目标认定验收的单位视为年度合格。连续三年文件材料整理归档年检合格的，经市档案局审核同意为免检单位，对其后三个年度的文件材料整理归档予以免检（每年的免检资格都要经过单位申请，市档案局审核予以确认），免检资格连续不得超过三年。对凡取得免检资格的单位和档案员，市档案局给予适当奖励，予以通报表彰，并作为评选档案工作先进个人和先进集体的重要条件之一。

对年检中发现问题的单位，市档案局发出《档案业务限期整改通知书》，限期一个月整改，到期复查后仍不符合要求的，认定为年检不合格并予以通报批评。对连续两年年检不合格的单位,该单位档案工作目标认定等级为市级的，由市档案局公布取消，档案工作目标认定等级属省级以上的,建议省级以上档案行政管理部门予以取消。未报送《年检（免检）呈报表》，不按要求参加年检的单位按不合格处理。

4、年检方法力求简单。提前一周通知被检查单位，年检时不安排汇报，注重实地检查，检查后及时向被检单位反馈检查结果，检查组负责人在《年检（免检）呈报表》“检查记录”栏内写上检查意见并签名。对初次检查不通过的部门，经过整改，可在一个月内提出复检申请，检查组负责人在《年检（免检）呈报表》“复查记录”栏内写上复查意见并签名，报市档案局审核。

《年检（免检）呈报表》可以从“湖州档案信息网”的“表格下载”栏目中下载，网址为WWW.huzda.zj001.net。
    附件：365bet注册网址_365游戏中心官网地址_365娱乐游戏是哪个公司市直机关文件材料整理归档年检（免检）呈报表

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文件材料整理归档年检（免检）呈报表

（200  年度）

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